Отдел организации архивного дела
( Отделы и службы )

Документы Государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования Первый Московский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации (ГБОУ ВПО Первый МГМУ им. И.М.Сеченова Минздравсоцразвития России), далее – Университет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение составляют часть Архивного фонда Москвы, подлежат постоянному хранению в Центральном архиве города Москвы (ЦАГМ) Главного архивного управления города Москвы (Главархив Москвы).

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ, от 13.05.2008 № 68-ФЗ, от 08.05.2010 № 83-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ), хранятся в Университете.

Отдел организации архивного дела создан для хранения документов Архивного фонда Москвы и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в ЦАГМ.

1. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
В отдел организации архивного дела поступают и находятся на хранении:
1.1. Законченные в делопроизводстве Университета документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
1.2. Документы по личному составу Московского фармацевтического института (в 1958 г. преобразован в фармацевтический факультет 1 Московского медицинского института имени И.М.Сеченова - постановление Совета Министров СССР от 29.08.1958 № 987).
1.3. Лицевые счета, образовавшиеся в период деятельности следующих юридических лиц до их присоединения в результате реорганизации к Университету, и которые ныне являются структурными подразделениями Университета - Государственное федеральное учреждение «Поликлиника № 1 Лечебно-диагностического объединения» Министерства здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации, Государственное учреждение "Государственный научный центр медицинской информатики и прогнозирования" Министерства здравоохранения Российской Федерации (Центральная научно-медицинская библиотека).
1.4. Научно-справочный аппарат (НСА) к архивным документам.
1.5. На архивное хранение из структурных подразделений Университета дела передаются через три года после их завершения в делопроизводстве.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА
Основными задами отдела организации архивного дела являются:
2.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен п. 1.
2.2. Учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование хранящихся в отделе архивных документов.
2.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения на государственное хранение в Главархив Москвы с соблюдением требований, установленных законодательными актами по архивному делу.
2.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Университета.

3. ВЫТЕКАЮЩИЕ ИЗ ОСНОВНЫХ ЗАДАЧ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел организации архивного дела осуществляет следующие функции:
3.1. Принимает, не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством,
учитывает и хранит документы структурных подразделений Университета, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
3.2. Разрабатывает и согласовывает с Главархивом Москвы графики представления
описей на рассмотрение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы и графики
документов постоянного хранения на государственное хранение в Главархив Москвы с соблюдением требований, установленных законодательными актами по архивному делу.
3.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения
делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хран